Polityka prywatności i cookies

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem ze strony usa.emkamotors.pl (dalej: „Serwis”), prowadzonej przez EMKA MOTORS Sp. z o.o. w ramach działu importu pojazdów z USA (marka EMKA MOTORS IMPORT).

2. Administrator danych osobowych

3. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu

3.1. Korzystanie z Serwisu

Podczas przeglądania Serwisu automatycznie zbierane są dane zawarte w logach serwera (adres IP, typ przeglądarki, data i godzina wizyty). Dane te służą celom technicznym, statystycznym i bezpieczeństwu Serwisu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).

3.2. Kalkulator kosztów importu

Kalkulator dostępny w Serwisie działa wyłącznie po stronie przeglądarki (client-side) — wpisywane wartości (cena pojazdu, pojemność silnika) nie są przesyłane do Administratora ani zapisywane. Korzystanie z kalkulatora nie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych.

3.3. Formularz „Poproś o wycenę”

Formularz wyceny nie wysyła danych bezpośrednio na serwer Administratora. Po kliknięciu przycisku Twoja przeglądarka przygotowuje gotową wiadomość e-mail (z podanymi przez Ciebie danymi: imię i nazwisko, e-mail, telefon, informacje o poszukiwanym pojeździe) i otwiera Twój program pocztowy (Gmail, Outlook lub inny) — to Ty decydujesz, czy wiadomość zostanie wysłana. Dane, które nam w ten sposób przekażesz, przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi i przygotowania wyceny.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (obsługa korespondencji).

3.4. Chatbot (Asystent EMKA MOTORS)

Serwis udostępnia czat z wirtualnym asystentem. Treść wysyłanych przez Ciebie wiadomości jest przekazywana do serwera Administratora, a następnie — w celu wygenerowania odpowiedzi — do zewnętrznego dostawcy usług sztucznej inteligencji, Anthropic PBC (San Francisco, USA), za pośrednictwem interfejsu API (Claude).

• Treść rozmowy (wiadomości użytkownika i odpowiedzi asystenta) jest zapisywana na serwerze Administratora wraz ze znacznikiem czasu i identyfikatorem sesji, w celu poprawy jakości działania asystenta oraz do celów analitycznych/redakcyjnych (np. rozpoznawania najczęstszych pytań klientów).
• Identyfikator sesji jest losowym ciągiem znaków generowanym przez przeglądarkę. Jeśli z jakiegoś powodu nie zostanie wygenerowany, systemowo wykorzystywany jest adres IP jako identyfikator zastępczy.
• Jeśli w trakcie rozmowy wykażesz konkretne zainteresowanie zakupem i podasz dane kontaktowe (imię, telefon i/lub e-mail), asystent może zapisać je jako zapytanie ofertowe („lead”) w celu przekazania go zespołowi sprzedaży. Dane takiego zapytania są przekazywane na Telegram (powiadomienie zespołu sprzedaży).
• Nie zalecamy podawania w czacie danych wrażliwych (np. dotyczących zdrowia) — czat służy wyłącznie do pytań o import pojazdów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — udzielenie odpowiedzi i obsługa zapytania ofertowego) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda — poprzez dobrowolne rozpoczęcie rozmowy z czatem).

3.5. Analityka — Google Analytics

Serwis korzysta z Google Analytics (Google LLC) do analizy ruchu i zachowań Użytkowników, z wykorzystaniem plików cookies. Tagi analityczne ładują się wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookies (Google Consent Mode v2) — domyślnie są zablokowane.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w ustawieniach cookies).

4. Okres przechowywania danych

• Dane przekazane w wiadomości e-mail (formularz wyceny) — do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że dłuższy okres wynika z przepisów prawa.
• Treść rozmów z chatbotem — przechowywana przez 12 miesięcy, po czym jest automatycznie i trwale usuwana z serwera.
• Dane zapytań ofertowych („leadów”) zebranych przez chatbota — przechowywane przez 12 miesięcy, po czym automatycznie usuwane.
• Dane w logach serwera — maksymalnie 12 miesięcy.
• Cookies — zgodnie z okresem ważności poszczególnych plików (sekcja 6).

5. Odbiorcy danych

• dostawca hostingu (serwer VPS, na którym działa Serwis),
• Anthropic PBC (USA) — w zakresie treści wiadomości przesłanych do chatbota,
• Google LLC — w zakresie usługi Google Analytics,
• Telegram FZ-LLC — w przypadku zapytań ofertowych zebranych przez chatbota, w celu powiadomienia zespołu sprzedaży,
• podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub IT na rzecz Administratora, w niezbędnym zakresie.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych podmiotom trzecim.

6. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies w celu: zapewnienia prawidłowego działania Serwisu (cookies niezbędne, w tym zapamiętanie decyzji o zgodzie na cookies) oraz analizy statystyk odwiedzin za pomocą Google Analytics (cookies analityczne, wymagające zgody). Zgodę można w każdej chwili wycofać, usuwając pliki cookies w ustawieniach przeglądarki.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

• prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania danych,
• prawo do usunięcia danych,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z Administratorem na dane wskazane w sekcji 2.

8. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zabezpieczające przetwarzane dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem.

9. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym dokumencie, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa lub rozwojem funkcjonalności Serwisu. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna pod niniejszym adresem.